قد يبدو العثور على مكان مناسب لاجتماع عمل أو فعالية أمراً بسيطاً من الخارج. لكن عملياً، غالباً ما يتطلب الأمر مقارنة المواقع، والسعة الاستيعابية، وتوزيعات القاعات، ومرافق الفنادق، والأسعار، ومدى التوافر، والمتطلبات التقنية، وفي بعض الحالات التراخيص والخدمات المرتبطة بالفعالية. لذلك، فإن التحدي الحقيقي لا يتمثل في العثور على قاعة فحسب، بل في تحويل عملية بحث مجزأة إلى قرار يمكن تنفيذه فعلياً

وهذه هي المشكلة التي تسعى «سبيس كيه» إلى معالجتها. فالمنصة السعودية تقدم نفسها كسوق رقمي لقاعات الاجتماعات ومواقع الفعاليات، وتتيح للمستخدمين الوصول إلى أكثر من 5,000 موقع وقاعة اجتماعات ضمن 10 فئات. ويتمثل هدفها المعلن في الربط بين مزودي المواقع، ومنظمي الفعاليات، والمستخدمين من خلال تجربة موحدة للحجز والتخطيط

لماذا يكتسب هذا الأمر أهمية الآن؟

لأن سوق الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض في المملكة العربية السعودية يشهد نشاطاً متزايداً. وقد أفادت الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات السعودية بأن نشاط فعاليات الأعمال تجاوز 17 ألف فعالية خلال عام واحد، بالتزامن مع توسع المملكة في البنية التحتية الخاصة بالمعارض والمؤتمرات استعداداً لعام 2030

لكن زيادة عدد الفعاليات لا تعني تلقائياً أن عملية الحجز أصبحت أكثر سهولة. فمع ارتفاع عدد المواقع وتنوع أشكال الفعاليات، يواجه منظم الفعالية مشكلة مختلفة: الخيارات نفسها يمكن أن تتحول إلى مصدر للتعقيد

وتتمثل منهجية «سبيس كيه» في تقليل هذا التعقيد منذ مرحلة البحث والاكتشاف. إذ يمكن للمستخدم البحث وفقاً للمدينة، وعدد الضيوف، ونوع الفعالية، ثم مراجعة المواقع المناسبة قبل الانتقال إلى عملية الحجز. وتضم المنصة حالياً فنادق، ومنتجعات، وشاليهات، وقصوراً، وقاعات خاصة، وقاعات حكومية وجامعية، واستادات، ومزارع، ومساحات عمل في عدد من المدن السعودية

وبحسب السيد كريم بحيري، المؤسس والرئيس التنفيذي لـ«سبيس كيه»، فإن دور التحول الرقمي في حجز المواقع لا يقتصر على وضع القاعات والمواقع على الإنترنت، بل يتمثل في تبسيط رحلة الحجز وخلق اتصال أكثر كفاءة بين الطلب والعرض في سوق الفعاليات

والسؤال الأكثر أهمية هو: ماذا يحدث بعد مرحلة البحث؟

فقد يبدو الموقع مناسباً عبر الإنترنت، لكن منظم الفعالية يحتاج في النهاية إلى التأكد من أن المساحة قادرة على استيعاب التجهيز المطلوب. وهنا توظف «سبيس كيه» أدوات مثل التصور ثلاثي الأبعاد للموقع، والجولات الافتراضية بزاوية 360 درجة، ومخططات أوتوكاد، إلى جانب الزيارات الميدانية من خلال وكيل متخصص

وتكتسب هذه الأدوات أهمية تجارية؛ لأن الاجتماعات والفعاليات لا تتعلق فقط بعدد الأمتار المربعة. فالمنظم لا يبحث عن مساحة فقط، وإنما عن حل تشغيلي متكامل يتناسب مع السعة المطلوبة، وتوزيع المساحة، والموقع، والخدمات الداعمة للفعالية

ومن هنا، يمكن أن تتحول تقنيات التصميم ثنائي وثلاثي الأبعاد والجولات الافتراضية بزاوية 360 درجة من مجرد أدوات تقنية إلى أدوات تسويقية فعالة. فهي تساعد مالك الموقع على عرض المساحة بصورة أكثر وضوحاً وواقعية، وتمنح العميل تصوراً أفضل عن المكان قبل اتخاذ قرار الحجز، بما يعزز تجربة المستخدم ويقلل من حالة عدم اليقين أثناء عملية الاختيار

كما يمكن للتحول الرقمي أن يخلق قيمة إضافية لمالكي المواقع من خلال الوصول إلى عملاء أكثر تأهيلاً؛ أي مستخدمين لديهم احتياجات واضحة من حيث المدينة، وعدد الضيوف، ونوع الفعالية، وبالتالي يصبح الظهور الرقمي أقرب إلى قناة لتوليد الطلب والمبيعات، وليس مجرد وسيلة لعرض الموقع

وتتوسع «سبيس كيه» في خدماتها إلى ما هو أبعد من مجرد اكتشاف المواقع، لتشمل مجالات مثل تسجيل المشاركين وإصدار التذاكر، والإنتاج السمعي والبصري والتقنيات المرتبطة بالفعاليات، والعلامات التجارية والتسويق، والضيافة والتموين، وإدارة الضيوف، والخدمات اللوجستية، والتنفيذ الميداني

وهناك طبقة أخرى لا تقل أهمية، وهي البيئة التنظيمية التي تعمل ضمنها فعاليات الأعمال في السعودية، حيث تختلف متطلبات وتوقيتات الحصول على التراخيص باختلاف نوع الفعالية. فعلى سبيل المثال، توضح الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات أن المؤتمرات قد تتطلب تقديم الطلبات قبل موعد الفعالية بفترة زمنية طويلة، بينما تخضع الاجتماعات وورش العمل والبرامج التدريبية لإجراءات وجداول زمنية مختلفة

وهذا يعني أن مستقبل حجز مواقع الفعاليات لن يتحدد فقط بحجم قاعدة بيانات المواقع. فالقيمة الأكبر تكمن في تقليل الاحتكاك التشغيلي بين العثور على المكان وتنفيذ الفعالية بنجاح

وبالنسبة للفنادق وغيرها من مالكي مواقع الفعاليات، يخلق ذلك فائدة تجارية محتملة. فالتوزيع الرقمي يمكن أن يتيح للمواقع الوصول إلى قاعدة أوسع من الطلب المؤسسي والفردي، ويساعد على تسويق الطاقة الاستيعابية غير المستغلة، والوصول إلى عملاء أكثر تأهيلاً وجاهزية لاتخاذ قرار الحجز

أما بالنسبة لمنظمي الفعاليات، فتتمثل القيمة في الاتجاه المعاكس: وقت أقل في البحث والمقارنة والتنسيق بين عدة مزودين للخدمات، وتجربة أكثر وضوحاً قبل اتخاذ القرار

ولا تتوقف الفرصة بالضرورة عند السعودية. فمصر وغيرها من أسواق الشرق الأوسط وشمال أفريقيا تمتلك مخزوناً كبيراً من الفنادق والقاعات ومواقع الفعاليات، إلى جانب تشتت نسبي في المعروض وارتفاع مستوى تطور الطلب على فعاليات الشركات

لذلك، فإن المنصة القادرة على توحيد عملية اكتشاف المواقع، وعرض المعلومات، والتخطيط، والحجز، يمكنها أن تتعامل مع مشكلة إقليمية تتجاوز السوق السعودي وحده

لكن المقياس الأهم في النهاية هو التحويل إلى حجوزات فعلية

فزيادة عدد المواقع، وزيادة عمليات البحث، وإضافة المزيد من الأدوات الرقمية، كلها أنشطة. أما النتيجة الحقيقية فتتمثل في مدى قدرتها على تحقيق حجوزات مؤكدة، ورفع معدلات الاستفادة من الطاقة الاستيعابية للمواقع، وتحقيق تجربة أكثر قابلية للتنبؤ لكل من منظمي الفعاليات ومزودي خدمات الضيافة

وهنا تحديداً تكمن أهمية نموذج «سبيس كيه»: تحويل حجز مواقع الفعاليات من عملية بحث ومقارنة مجزأة إلى معاملة ضيافة أكثر تكاملاً، تجمع بين التسويق الرقمي، والتصور البصري، وتوليد الطلب، والتخطيط، والحجز

المصادر

• سبيس كيه – المنصة الرسمية

• سبيس كيه – تصميم الفعاليات بتقنيات 2D و3D

• الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات السعودية